خطوات كتابة خطاب رسمي

خطوات كتابة خطاب رسمي

جوجل بلس

محتويات

    الخِطَاب هُو عِبارة عَن طَرِيقة مِن طُرق التّواصل مِن قِبل فَرد لِجَماعة وَمن المؤَكّد انّنا سمِعنا كثيراََ انّ هُناك خِطاب معمّم لأحَد الرّؤساء أو لأحد الشّخصيّات المهمّة فِي مجتمعَاتِنا وَلكن في مقالنا التالي سنتعرّف عَلي خُطوات كتابة خطاب رسمي وبالتالي سنبيّن اهم الخُطوات التِي يَجب اتّباعُها فِي كِتَابة ايّ خِطاب رَسمي هذا ويعتبر الخطاب احد انواع التواصل الاجتماعية او علي الصعيد السياسي ايضاََ بَيْنما يَحتوي الخطاب علي الكثير من العَناصر الرئيسيّة التِي يَجب اتّبَاعها عِند اعداد الخطاب الرسمي وذلك لِتَقديم بَعض مِن الاهداف اللوجستيّة الهامّة وَيَحمل الِخطاب في العادة الكثير من القضايا المهمَّة والتِي يريد اطلاها المسؤول بهدف التنوية لها وفي مقالنا التالي سنتعرّف عَلي خُطوات كتابة خطاب رسمي.

    طريقة كتابة خطاب رسمي

    هناك عددة طرق لكتابة خطاب رسمي منظم ومتكامل ويمكننا كتابة خطاب رسميّ مكتمل، بمراعاة أن يحتوي جميع العناصر الأساسية للخطاب، وهي كما يلي:

    الترويسة الرسمية

    تحتوي الترويسة الشكل والمظهر العام للخطاب وتشمل الترويسة الرسميّة عنوان المُرسِل في الجهة العلوية من الخطاب، ويُراعى الترتيب المكاني خلال كتابة العنوان، حيث يُكتَب أولاً اسم الشارع في السطر الأول، واسم المدينة والرمز البريديّ لها في السطر التالي، وإذا كان الشخص المُرسِل يسكن الريف يجب عليه أن يكتب اسم قريته، ثمّ المدينة التي تتبعها إداريّاً، وفي السطر الثالث يُكتب تاريخ تحرير الخطاب بمحاذاة جهة اليسار، كما يجب كتابة التاريخ كاملاً من اليوم، والشهر، والسنة.

    العنوان الداخليّ
    يعد العنوان الداخلي عند اعداد الخطاب من المهم جداََ حيثُ يجب مراعاة كتابة عنوان الداخلي يُكتب في العنوان الداخليّ اسم وعنوان الشخص أو الجهة المُرسَلة إليها في السطر الأول، ويُراعى ترك فراغ مناسب بين الترويسة والعنوان الداخلي، ويكتب عنوان الشارع في السطر الثاني، ويجب أن يشتمل العنوان الداخلي على المُسمى الوظيفي للمرسَل إليه، واسم المؤسسة أو الجهة التي يعمل لصالحها بشكلٍ كامل وواضح.

    التحيّة
    من المهم جداََ عند اعداد اي من الخطابات أن يبدأ بالاستهلال أو التحيّة الافتتاحية للخطاب، وتكون أدنى العنوان الداخلي بمقدار سطرين أو ثلاثة على جهة اليمين من الورقة، كأن نحيي المرسَل إليه بكلمات مثل: سعادة، معالي، ثمّ نُتبعها بوظيفته والاسم الأخير، وكأن نقول معالي الوزير فلان مثلاً، أو عطوفة النائب، أو المُحافظ فلان.

    نصّ الخطاب
    يجب عند تجهيز واعداد اي من الخطابات علي مراعاة نصّ الخطاب وهو يحتوي على مضمون الخطاب أو الرسالة الموجهة، وفيه يكتب المُرسِل شكواه أو قضيته إلى مؤسسة ما، ويكون بعد التحيّة بسطرين، ويُكتب بطريقةٍ مُرتبة من حيث الطباعة أي لا تلتصق الكلمات ببعضها، ويتمّ مراجعة بناء الكلمات لتجنب الخطأ الإملائي، كما يُصاغ موضوعه بلغة جيدة، ومُقنعة، ومختصرة، إلى جانب توضيحها لجوانب القضيّة التي من أجلها تمّت كتابته وإرساله.

    الخاتمة
    وعند كتابة الخاتمة يجب علينا العمل علي ان نختصر اهم ما جاء في الخطاب من نقاط مهمة لكي نذكر بها المستمع و الخاتمة هي العبارة التي تختم الخطاب، وتُعلّم القارئ أو المُرسَل إليه بانتهاء الموضوع، وفي الخطابات الرسميّة فإنّ أغلب الكلمات المُستخدمة هي خالص التحيّة، أو تقبّلوا فائق الاحترام، وتكتب إحدى هذه العبارات أسفل الورقة على الجهة اليمين، في حال كان الخطاب بالعربيّة.

    التوقيع
    حيثُ يُكتب التوقيع بعد الخاتمة لكن بترك فراغ مناسب بينهما كمسافة ثلاثة أسطر، وفيه يكتب المرسِل اسمه بالكامل، ثمّ يرسم توقيعه إذا كان يتمتع بمكانة وظيفية مُهمّة؛ فالتوقيع هو سمة خطيّة خاصّة بشخصٍ دون آخر.

    رابط مختصر :

    مواضيع ذات صلة لـ خطوات كتابة خطاب رسمي:

    تعليقات الزوار

    أضف تعليقاً